לקראת תום שנת המס 2012, יש לערוך מפקד למלאי הטובין שברשותכם (לרבות טובין השייכים לאחרים ונמצאים בעסק) וספירת קופות ליום 31 בדצמבר 2012 ("יום המאזן").

מפקד המלאי יערך ביום 31 בדצמבר, 2012. במידה ולא ניתן לפקוד את המלאי ביום זה, ניתן לפקוד את המלאי בתוך חודש ימים לפני יום המאזן (דהיינו, החל מיום ה - 30 בנובמבר 2012) או תוך חודש ימים לאחריו (דהיינו, עד ליום ה- 31 בינואר 2013).

במקרה שיש פער של 10 ימים ויותר בין ה- 31 בדצמבר לבין יום המפקד, יש להודיע על כך בכתב מראש לפקיד השומה.

כמו כן, במקרה כזה עליכם להיערך לביצוע התאמה בין כמויות המלאי לפי הרשימות בתאריך המפקד לבין רשימות המלאי ליום המאזן. ההתאמה תעשה על ידי רישום מדוייק של כל הטובין הנכנסים והיוצאים מהעסק בין תום השנה לבין תאריך הספירה.

יודגש, כי חובת ההודעה ועריכת התיאומים, כאמור לעיל, אינה חלה על מלאי, שרישומו מתנהל בספר תנועת המלאי באופן המאפשר קביעת יתרות המלאי ואשר כל פריט בו נפקד לפחות אחת בשנה.

האמור הינו זאת בתנאי, שנשלחה הודעה לפקיד השומה על בחירה בשיטה זו לא יאוחר מתחילת שנת המס.

יובהר, כי נישום, שלא הודיע בתחילת שנת המס 2012 לפקיד השומה על בחירתו בשיטה האמורה לעיל - אינו יכול לנהוג בשיטה זו לגבי המפקד הנערך עבור שנת 2012.

תשומת הלב כי באם מעוניינים ליישם גישה זו בשנת 2013 יש להודיע לפקיד השומה על כך עוד לפני תום שנת המס 2012.

עריכת המפקד

לצורך המפקד יש להכין רשימות מלאי הכוללות את כל הטובין שבבעלות או ברשות העסק.

טובין השייכים לאחרים ונמצאים ברשות העסק ירשמו בנפרד.

כמו כן, יש לערוך רשימת טובין שבבעלות העסק והנמצאים, בתאריך ביצוע המפקד, אצל אחרים (קבלני משנה, פרויקטים, מלאי בנמל, סחורה במשגור וכדומה).

יש לקבל אישור מהמחזיק של הטובין השייכים לעסק על רשימת הטובין שבבעלות העסק ונמצאים במחסניו.

רשימות המלאי חייבות לכלול את הפרטים הבאים:

- מספר עוקב לכל גיליון מפקד (מודפס מראש).

- תאריך ושעת מפקד המלאי.

- המקום בו מאוחסן המלאי שנספר.

- תיאור הטובין באופן המאפשר זיהוי סוג הטובין.

- טובין מיושנים, מקולקלים, במחזור איטי, פסולת וכדומה, וכן טובין השייכים לאחרים יצוינו בסימון מתאים בהתאם לבחירת הפוקד (ובלבד שיינתן הסבר לאופן הסימון) וירוכזו בדפים נפרדים.

- יחידת המדידה (ק״ג, מטרים וכדומה).

- הכמות (מספר היחידות כאמור לעיל).

- שמות הפוקדים.

- חתימת הפוקדים על כל גיליון.

- רצוי להשאיר מקום ל- 2 טורים נוספים שימולאו במועד מאוחר יותר - מחיר היחידה ושווי כולל (מספר היחידות מוכפל במחיר), וכן טור להערות.

הרשימות ירשמו בדיו ולא בעפרון. פוקדי המלאי יחתמו בסוף כל גיליון, יסגרו שורות ריקות ויציינו את שמם המלא.

- יש לתדרך ולהנחות את כל הפוקדים לגבי נוהלי המפקד ומועדיו.

- בתום המפקד יש לאסוף את כל דפי הספירה שחולקו. האחראי על מפקד המלאי צריך לוודא שכל הדפים וחולקו לפוקדים חזרו בשלמותם, כולל דפים ריקים שלא מולאו.

האחראי יערוך פרוטוקול מסכם של מפקד המלאי אשר יכלול, בין היתר, את הפרסים הבאים: מקום המפקד, שעות המפקד, רשימת הפוקדים, מספר הדפים שמולאו, הסבר לדפים חסרים וחתימות האחראים.

רשימות המלאי מהוות חלק בלתי נפרד ממערכת הנהלת החשבונות ויש לשמרן במשך 7 שנים מתום שנת המס או במשך 6 שנים מיום הגשת דוח המס לפקיד השומה, המאוחר שביניהם.

פקידי השומה נוהגים לדרוש לעיתים את רשימות מפקד המלאי זמן קצר לאחר תאריך המאזן.

במקרים כאלה עליכם להמציא לפקיד השומה, מיד עם קבלת הדרישה, צילום של רשימות המפקד המקוריות מבלי להמתין לחישוב השווי.

חישוב שווי המלאי

בחוק אין התייחסות למועד ביצוע ההערכה הכספית של המלאי, לכן ניתן לחשב את שווי המלאי במועד מאוחר יותר לקראת עריכת המאזן.

לאור זאת, אין פסול ברשימות מלאי שעדיין לא צורפו להן ערכים כספיים.

ערכו של המלאי יהיה הנמוך מבין עלותו (ללא מע"מ) לבין שווי המלאי בתום שנת המס.

אין לכלול בחישוב את המלאי שאינו שייך לעסק אך יש לכלול את המלאי של העסק הנמצא אצל אחרים.

חישוב שווי המלאי יעשה בדרך כלל על גבי גיליונות המפקד.

אם החישוב נעשה שלא על גבי גיליונות המפקד המקוריים יש לדאוג לסימון שיאפשר מעקב הדדי בין רשימות המפקד לבין רשימות השווי הסופיות.

לצורך בדיקת חתך המלאי ליום המפקד יש לרכז: תעודות משלוח (בתיוק רציף או פנקסים רציפים), חשבוניות (בתיוק רציף או פנקסים רציפים), שוברי כניסה למחסן וזיכויים בגין החזרות, ליום העסקים האחרון של השנה הנוכחית וליום העסקים הראשון לשנה שאחריה.

יודגש, כי מפקד המלאי צריך לכלול את כל סוגי המלאים, גם אם אינם בבעלות העסק.

ספירת קופות

יש לערוך ספירת קופות (מזומנים ושיקים) בכל הקופות (כולל קופות מטבע חוץ וקופות קטנות) ליום 31 בדצמבר 2012.

נדגיש כי יש להכין רשימה של כל השיקים הנמצאים בקופה בעת הספירה.

שיקים לביטחון יש לרשום ברשימה נפרדת.

יצוין, כי את תוצאות הספירה יש להתאים לדף קופה אחרון של שנת 2012.

לקופות מטבע חוץ - יש לערוך ספירה ורישום נפרד לכל סוג מטבע.

לפרטים נוספים ולבהרות ניתן לפנות לרו"ח אסף הילדסהיימר במשרדנו בתל אביב או לרו"ח מיכל הרצל במשרדנו בעפולה.